Det svenska mötet – en hatkärlekshistoria

2015-03-03 - Inget annat land i världen har lika många möten som Sverige. Från måndagsmötet till fredagsfikat är våra arbetsveckor proppfulla av dem. Men hur effektiva är de, egentligen?

Enligt en kartläggning av svenska organisationers möten, gjord av organisationen 3S, tillägnar den genomsnittliga tjänstearbetaren omkring 30 procent av sin arbetstid åt interna möten. I samma studie fann de att fler än fyra av tio tycker att de flesta möten som de deltar i saknar mening. Och i princip alla var rörande överens om att de hade för många möten. Men enligt mötesexperten Jacob Marinko från 3S är det grundläggande problemet i den svenska möteskulturen inte att vi har för många möten. Utan att vi har för få bra möten.

”Problemen uppstår när man har ett möte för mötets egen skull snarare än att uppnå sina mål. Känslan av att man har för många möten beror framförallt på att vi saknar strukturer för varför och hur de ska användas. Ett tecken på det är att drygt hälften av alla möten saknar syfte och mål. Jag brukar säga att om man har skrivit ned punkten ”övrigt” på agendan så har mötet inte ett tillräckligt tydligt syfte.”

En vanlig föreställning är att mötestiden äter upp vår arbetstid. Det ligger förstås en sanning i det. Särskilt om du tycker att mötet du befinner dig på är meningslöst och att du själv inte bidrar med något. När vi har hittat ett syfte till vårt möte bör vi därför ifrågasätta gästlistorna. Vem deltar? Är vi för många? Kom ihåg att även mötestid är arbetstid – och pengar.

När Applegrundaren Steve Jobs blev inbjuden till ett möte med president Barack Obama och flera andra teknikguruer tackade han nej. Gästlistan var för lång. För många hjärnor ställer sig i vägen för enkelheten, menade Jobs.

Med det svenska konsensustänket där alla ska med tenderar vi att bjuda in för många till våra möten. Även de som inte påverkas eller har något intresse av ämnet ska delta. Men vår strävan att få alla att känna sig delaktiga får ofta motsatt effekt. Om vi ägnar 30 procent av vår arbetstid i möten, varav bara hälften känns meningsfulla, så kastar vi i princip bort 15 procent av vår arbetstid.

Ingen tid att förbereda
En naturlig följd av att vi upplever att vi har för många möten är att vi inte hinner förbereda dem. Enligt 3S undersökning uppger 52 procent av de tillfrågade att deras möten inte är tillräckligt väl förberedda. Ett dåligt förberett möte är inte nödvändigtvis detsamma som ett ineffektivt möte, men risken är överhängande.

Någon som har funderat mycket på hur våra lösningsorienterade möten ser ut – och varför de behöver förändras – är Eva Åberg. Mediechefen som blev ledarutvecklare:

”På ett idémöte är det vanligt att man tar fram tre till fem idéer och fattar beslut på ett väldigt litet urval. Det kanske räcker om du inte behöver vara nyskapande. Men om du vill skapa nya och intressanta lösningar måste du först tömma ditt ”arkiv” genom att komma på minst 20–25 idéer. Alltså fortsätta just när det känns som om idéerna tar slut.”


”Allt fler börjar förstå hur mycket det kostar med möten som inte går i mål. Inte bara löner, sociala avgifter och hyra av lokalen – utan också energi. Om vi ska fortsätta med våra möten så måste de börja leverera. Varje gång", säger Eva Åberg, ledarutvecklare, som märker att allt fler företag börjar ifrågasätta den egna möteskulturen.

Flera nya mötestekniker fokuserar på att minska på tiden vi ägnar åt sammanträden. Speedmötet lånar tekniker från speeddaten, powermötet ska vara avklarat på 15 minuter och ett stående möte i korridoren utanför konferensrummet blir automatiskt kortare än ett sittande möte inne i konferensrummet. Att det finns så många mötestrender är ett tecken på att vi letar efter en hållbar struktur

Vi klagar gärna på att vi inte hinner arbeta på grund av alla möten. Men vad händer om vi vänder på resonemanget? Utan möten hade vi antagligen inte vetat vad det är för arbete vi inte hinner göra. Självändamålet bör inte vara att minska antalet möten. Att möteskvantiteten minskar bör snarare vara en positiv effekt av att kvaliteten ökar.

5 tips till det perfekta mötet
Det finns inga genvägar till det perfekta mötet. Men om det fanns det så skulle det här vara några av dem.

Syfte och mål
Ett möte utan ett tydligt syfte och uppnåbara mål är på sin höjd en fika.

Förbered dig
Ett väl förberett möte håller sig oftare inom tidsramarna – och till agendan.

Endast berörda
Ägna lika mycket tid åt gästlistan som åt agendan. Alla som deltar i mötet ska vara medvetna om sin roll.

Fatta beslut
Om mötet är väl förberett, har ett tydligt syfte och rätt personer deltar blir det lättare att fatta beslut.

Ifrågasätt mötet
Om ditt möte inte uppfyller nämnda punkter så bör du ifrågasätta varför du har bokat in det.

Text Jimmy Håkansson Foto Getty Images & Sammy Steen

    •   Avbryt
      • Twitter
      • Facebook
      • LinkedIn
      • Weibo
      • Skriv ut
      • e-post
    •   Avbryt
    ”Vi tillbringar i genomsnitt fem arbetsveckor om året i möten som vi själva inte upplever som effektivt använd tid”, säger Jacob Marinko, mötesexpert från organisationen 3S.
    seitp202 90e09a4a0f8f5f35c1257df90051cd2a